Tahapan kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2023 diawali dengan melakukan Entry Meeting pada hari Jum’at, 3 Maret 2023, diikuti oleh 78 peserta yang dihadiri oleh seluruh Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, PIC Kearsipan Satuan Kerja dan Unit Kerja, Pengelola Arsip di Unit Kerja, Pimpinan dan staf Kelompok Fungsi Organisasi dan Tata Laksana, Arsiparis, serta Pimpinan dan staf Bagian Protokol dan Tata Usaha. Pembukaan disampaikan oleh Kepala Biro Organisasi dan Umum, Dedik Eko Sumargo menyatakan bahwa Kearsipan menjadi salah satu tugas pokok dan fungsi yang sangat penting pada organisasi, yang mencakup dalam setiap pekerjaan pada tahap awal sampai dengan akhir. Maksud dan tujuan dari Pengawasan Kearsipan Internal yaitu dalam rangka perbaikan kearsipan yang lebih baik sesuai prinsip, kaidah dan standar kearsipan.

Selanjutnya penyampaian paparan oleh Dedik Eko Sumargo terkait Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan BAPETEN Tahun 2023. Terdapat peraturan terbaru yaitu Peraturan BAPETEN No. 7 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Kearsipan dan Peraturan BAPETEN No. 6 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas dan Klasifikasi Arsip BAPETEN. Kegiatan Pengawasan Kearsipan ke Unit Pengolah akan dimulai pada tanggal 8 sampai dengan 13 Maret 2023. Dengan adanya pengawasan ini diharapkan penyelenggaraan kearsipan diseluruh Unit Pengolah semakin baik, dikarenakan bobot penilaian Pengawasan Kearsipan Internal sebanyak 40% dan bobot penilaian Pengawasan Kearsipan Eksternal sebanyak 60% terhadap penilaian Kearsipan BAPETEN. Nilai Pengawasan Kearsipan BAPETEN Tahun 2022 yaitu 85,79 dengan Predikat A (kategori Memuaskan).

Agenda kegiatan dilanjutkan dengan Pemberian Penghargaan bagi Unit Kerja dengan Pengelolaan Arsip terbaik berdasarkan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal BAPETEN Tahun 2022, dengan Kategori:

• Unit Kerja dengan Hasil Pengawasan Kearsipan Terbaik Tahun 2022 dan SDM Pengelola Arsip terbaik diraih oleh unit kerja BOU, BDL, DPFRZR, DPIBN serta DP2IBN
• Unit Kerja yang telah menyerahkan arsip statis Tahun 2022 ke Arsip nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam rangka penyelamatan arsip negara di lingkungan BAPETEN yaitu Pusat Pengkajian Sistem dan Teknologi Pengawasan Instalasi dan Bahan Nuklir (P2STPIBN), dan Direktorat Perizinan Instalasi dan Bahan Nuklir (DPIBN)
• Unit Kerja yang telah berperan dalam memberikan layanan informasi arsip bagi kepentingan negara dan pelayanan publik melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yaitu Direktorat Pengaturan Pengawasan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DP2FRZR)

Agenda selanjutnya yaitu Sosialisasi Peraturan BAPETEN No. 7 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Kearsipan oleh Kepala Subbagian Tata Usaha Deputi PKN, Rinasari. Disampaikan bahwa lingkup peraturan ini mencakup Pengelolaan Arsip Dinamis, Program Arsip Vital, Pengelolaan Arsip Terjaga, Sumber Daya Kearsipan, Fumigasi, serta Pengawasan dan Pembinaan Kearsipan. Dengan adanya Peraturan ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya.

Agenda selanjutnya yaitu Sosialisasi Peraturan BAPETEN No. 6 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas dan Klasifikasi Arsip oleh Subkoordinator Fungsi Tata Laksana, Yoga Gunara Aidid. Disampaikan bahwa pada peraturan ini ruang lingkup lebih sederhana dibanding Peraturan Kepala BAPETEN No. 10 Tahun 2015, sebelumnya 9 Ruang Lingkup menjadi 6 Ruang Lingkup, diantaranya Jenis dan Format Naskah Dinas, Pembuatan Naskah Dinas, Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas, Pengamanan Naskah Dinas, Pengendalian Naskah Dinas, dan Kode Klasifikasi. Serta adanya perubahan Kategori Klasifikasi Keamanan, menjadi Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, dan Biasa/Terbuka.

Agenda selanjutnya yaitu Sosialisasi Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) oleh Kasubbag TU Kepala, Trianto Setiawan. Disampaikan bahwa BAPETEN telah menggunakan Aplikasi SRIKANDI secara Live mulai tanggal 1 Januari 2023 BAPETEN telah melakukan penerimaan dan pengiriman surat dari dan ke K/L lain yang sudah terintegrasi dengan Aplikasi SRIKANDI. Sampai dengan saat ini terdapat 68 K/L yang sudah terintegrasi. Tercatat sudah terdapat 11 naskah dinas keluar dan 15 naskah dinas masuk yang dikirim melalui Aplikasi SRIKANDI. Terkait proses tandatangan elektronik masih menggunakan Aplikasi SUPERSONIK, dan pendistribusian internal juga melalui Aplikasi SUPERSONIK.

Acara dilanjutkan dengan sesi diskusi dan tanya jawab serta sesi foto bersama. Dengan dilaksanakannya Pengawasan Kearsipan Internal di lingkungan BAPETEN Tahun 2023 ini diharapkan penyelenggaraan kearsipan BAPETEN menjadi lebih baik, berkualitas, dan profesional, nilai pengawasan kearsipan meningkat, serta berpengaruh terhadap peningkatan indeks penilaian reformasi birokrasi BAPETEN dalam rangka mewujudkan pemerintahan yang beorientasi pada pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif. (BOU/RIZKI/BHKK/CD)